Haal het maximale uit Geremy

Goed opnemen

De plaatsing van de telefoon (of microfoon)

• Plaats het in het midden van de tafel, met vrije microfoon — niet onder een map, niet op een trillend oppervlak.
• Bij grotere vergaderingen (6 personen of meer), zet het dichter bij de belangrijkste sprekers in plaats van te mikken op het geometrisch midden van de tafel.
• Vermijd plaatsing naast een computer met draaiende ventilator, een beamer, of een raam dat uitkijkt op een drukke straat — de microfoon vangt alles op zonder onderscheid. Sluit deuren en ramen als dat mogelijk is.
• Geen geritsel van papier naast de microfoon — dat is storingsbron nummer 1.

De juiste microfoon voor de grootte van de ruimte

De ingebouwde microfoon van uw telefoon volstaat voor 2 tot 4 personen rond een tafel. Bij grotere groepen verbetert een conferentiespeakerphone met 360°-opname de transcriptie aanzienlijk: alle stemmen worden gelijkmatig opgepikt, ook die van deelnemers op grotere afstand.

Voor lange vergaderingen (3 uur of langer) sluit u de speakerphone aan via USB in plaats van Bluetooth, om onderbrekingen te voorkomen.

Hybride vergadering (fysiek + video)

Als een deel van de deelnemers in de vergaderzaal aanwezig is en een ander deel op afstand (Teams, Meet, Zoom), vangt de microfoon van de telefoon alleen de stemmen in de zaal op. Gebruik in plaats daarvan, op een computer die verbonden is met de videovergadering, de modus « Micro + andere tab » van de webversie: Geremy vangt zowel de stemmen op afstand op (het tabblad van de videovergadering) als die in de zaal (de microfoon van de computer, of een aangesloten speakerphone).

Enkele valkuilen om te vermijden

• Activeer de vliegtuigmodus niet tijdens een opname — dit onderbreekt de synchronisatie. Gebruik 'Niet storen': de opname en verzending gaan gewoon door.
• Op iPhone: als het geluid ontbreekt of van slechte kwaliteit is, koppel uw Bluetooth-apparaten los (AirPods, headset, speaker) voordat u de opname start — iOS leidt het microfoon daar anders naartoe.
• Bij vergaderingen van meer dan een uur: houd de telefoon aangesloten op stroom of goed opgeladen, en schakel de batterijoptimalisatie voor Geremy uit.
• Doe een test van 30 seconden voor de vergadering — neem op, beluister de opname en controleer het niveau en de verstaanbaarheid van alle stemmen.

De vergadering goed voorbereiden

Hoe meer context Geremy heeft, hoe beter het resultaat. Een paar minuten voorbereiding — voor of zelfs na de opname — maakt een wezenlijk verschil.

Vul op de vergaderingskaart (web.geremy.ai) het volgende in:

• De titel — een duidelijke omschrijving helpt Geremy het centrale onderwerp te begrijpen.
• De agenda — die dient als rode draad voor de structuur van het verslag. Voeg er ook belangrijke eigennamen aan toe (steden, organisaties, vakjargon): Geremy gebruikt deze als spellingreferentie.
• De doelstellingen — wat de vergadering moet opleveren (een beslissing, een goedkeuring, een statusoverzicht…).
• De deelnemerslijst (namen en functies) — voor een nauwkeurigere identificatie van de sprekers.
• Enkele contextnotities — projectgeschiedenis, eerdere beslissingen, randvoorwaarden…
• Tot 5 bijlagen — afbeeldingen (schermafbeelding, foto van een whiteboard) of PDF (geprojecteerde presentatie, gedetailleerde agenda, vorig verslag).

De gewoonte die alles verandert: de rondevraag

Begin de vergadering met een snelle voorstelronde: « Goedemiddag, ik ben Marie, projectverantwoordelijke. » Deze zin van 3 seconden per persoon stelt Geremy in staat om elke stem aan een naam te koppelen — anders krijgt u 'Deelnemer 1', 'Deelnemer 2' (achteraf te corrigeren, maar beter meteen goed beginnen).

In uw profiel (web.geremy.ai/profile)

• Vul uw naam en functie in — zeker als u de vaste organisator van vergaderingen bent.
• Vul de namen van uw vaste medewerkers in — een instelling die u eenmalig doet en die de identificatie van sprekers in al uw toekomstige verslagen verbetert.

Al deze informatie is optioneel, en wordt meegenomen zelfs als u deze toevoegt na de opname (bij het genereren of opnieuw genereren).

Het juiste verslagformaat kiezen

Geremy biedt meer dan 50 categorieën die de structuur en het detailniveau automatisch aanpassen aan uw context (teamvergadering, samenvatting, besluitenlijst, functioneringsgesprek, notulen van gemeenteraad of algemene vergadering, consultatie, projectevaluatie…). U kiest de categorie op het moment dat u een verslag aanmaakt of opnieuw genereert.

• Twijfelt u? Kies « Smart » — de AI analyseert de inhoud en selecteert het meest passende formaat.
• Niet tevreden met het resultaat? Genereer opnieuw in een ander formaat via web.geremy.ai (in het Standard-abonnement heeft u één regeneratie per verslag).
• Meerdere formaten tegelijk nodig? Met de Premium- en Team-abonnementen genereert u tot 5 aanvullende verslagen voor dezelfde vergadering — bijv. een Synthèse voor het management + een Verbatim voor het archief + een resultaat in uw eigen sjabloon.
• Geen enkel formaat dat precies past? Met Premium/Team maakt u uw eigen gepersonaliseerd sjabloon: u uploadt uw PDF-model en Geremy vult het automatisch in.
• Voor een korter verslag: de categorie « Synthèse » (het essentiële in 2-3 pagina's) + een strakke opmaak via 'Opmaakinstellingen' (profiel).
• Voor een zo getrouw mogelijke weergave van het gesprokene: de categorie « Verbatim » — woord voor woord, spreker voor spreker, met automatische maskering van gevoelige informatie (AVG).

Audio-instellingen als u een externe dictafoon gebruikt

Als u opneemt met een dicteerapparaat of een externe app voordat u het bestand naar Geremy uploadt, zijn hier de instellingen die de beste transcriptie garanderen.

• Kwaliteit: kies 'Verliesvrij' / 'Lossless' in de instellingen van uw dictafoon. Schakel compressie uit — dit maakt het onderscheiden van stemmen moeilijker.
• Samplefrequentie: minimaal 16 kHz, ideaal 44,1 of 48 kHz.
• Kanalen: mono volstaat voor transcriptie (en halveert de bestandsgrootte).
• Converteer geen MP3 naar WAV — dit herstelt de verloren kwaliteit niet, het vergroot alleen het bestand.
• Pas geen agressieve ruisonderdrukking toe vóór het uploaden — filters kunnen stemmen vervormen.

Geremy accepteert bestanden in MP3, MP4, M4A en WAV-formaat, met een limiet van 4 uur of 400 MB per bestand. In elk geval geldt: een heldere opname in een rustige omgeving weegt altijd zwaarder dan het formaat — een MP3 van 128 kbps opgenomen in stilte is beter dan een WAV in een lawaaierige ruimte.