Privacybeleid
Versie van 24 september 2026
Geremy.ai, een kunstmatige intelligentie applicatie voor het maken van notulen en het analyseren van vergaderingen, hecht het grootste belang aan de bescherming van privacy en persoonlijke gegevens. Dit privacybeleid legt uit hoe we de persoonlijke gegevens van gebruikers van Geremy.ai verzamelen, gebruiken, openbaar maken, verwerken en beschermen.
Geremy.ai is een dienst van Stellar Quantum SAS – Hamadryade Bât. 2, 55 allée Camille Claudel, 84000 Avignon, Frankrijk.
Verzamelen en gebruiken van informatie
1. Audio-opname en toestemming
Wanneer Geremy.ai gebruikt wordt om vergaderingen op te nemen, is de Klant verantwoordelijk voor het informeren van alle deelnemers en, in voorkomend geval, voor het verkrijgen van hun toestemming, voor het opnemen en transcriberen van hun stemmen en verklaringen. Het is aan hem om de rechtsgrondslag te bepalen die op zijn context van toepassing is: uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang, taak van algemeen belang of toestemming.
2. Audio-opnamen verwerken
- De audio-opnames worden naar de servers van Geremy.ai gestuurd voor automatische transcriptie.
- Geluidsopnamen worden automatisch verwijderd zodra de notulen zijn opgesteld, binnen vier uur.
- De stem wordt uitsluitend verwerkt voor transcriptie en wordt niet bewaard.
3. Gebruik van gegevens en kunstmatige intelligentie
- Uw gegevens worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.
- We hebben een permanente opt-out ingesteld met al onze AI-leveranciers, met actieve monitoring om deze garantie te handhaven.
- Elk account is afgeschermd: geen enkele verwerking heeft toegang tot de gegevens van een ander account, en geen enkele vergadering wordt tussen gebruikers gedeeld. De functies voor het doorzoeken van de geschiedenis en het opvolgen van taken hebben uitsluitend betrekking op uw eigen vergaderingen.
4. Een gebruikersaccount aanmaken en beheren
We hebben bepaalde informatie nodig om uw account aan te maken:
- Uw voor- en achternaam: om u te identificeren
- Uw e-mailadres: om contact met u op te nemen en u te laten inloggen
- Uw telefoonnummer (optioneel): om contact met u op te nemen
- Uw bedrijfsnaam (voor zakelijke accounts): om uw ervaring te personaliseren
5. Rapporten maken en beheren
Wanneer u een rapport maakt, registreren we:
- De inhoud van het rapport
- Aanmaakdatum en -tijd: om uw rapporten te organiseren
Gebruikers kunnen optionele extra informatie invoeren (doelstellingen, agenda, deelnemerslijst) om de notulen te verrijken. Deze informatie kan op elk moment worden gewijzigd of verwijderd.
6. Service-ondersteuning
Om u te helpen als u problemen hebt, gebruiken we:
- Uw voor- en achternaam: om u te identificeren
- Uw e-mailadres en telefoonnummer: om contact met u op te nemen
- Uw betalingsgegevens (als u een betaald account hebt): om uw abonnement te beheren
7. Statistische analyse en personalisatie
- Informatie over het gebruik van de applicatie
- Prestatiegegevens van de applicatie
- Gebruikersvoorkeuren en gebruiksgeschiedenis
Gegevensopslag en -beveiliging
- Onze servers worden gehost in de Europese Unie, in Frankrijk. Van de back-ups wordt een versleutelde kopie bewaard in een tweede regio van de Unie.
- Versleuteling van gegevens tijdens overdracht (TLS 1.2 als minimum, bij voorkeur TLS 1.3) en in rust (AES-256).
- Regelmatige, veilige back-ups.
- HTTP Strict Transport Security (HSTS) en Content Security Policy (CSP).
- Rolgebaseerde toegangscontrole (principe van de minimale privileges).
Bewaren en verwijderen van gegevens
Verwijderen op verzoek
De Klant kan te allen tijde verzoeken om de definitieve verwijdering van zijn Account en al zijn gegevens (rapporten, voorkeuren, profielinformatie), via twee wegen:
- vanuit de klantenzone: het verzoek wordt bevestigd via een validatielink die per e-mail wordt verzonden; de definitieve verwijdering vindt plaats binnen één week na validatie. Deze termijn is een veiligheidsmaatregel waarmee een frauduleus of onbedoeld verzoek kan worden geannuleerd;
- via de support: het verzoek wordt in behandeling genomen en de verwijdering wordt uitgevoerd binnen 72 uur.
Het verwijderen van notulen of van inhoud vanuit de klantenzone leidt tot de verwijdering ervan van onze productieservers binnen maximaal vierentwintig uur.
Standaard bewaarperioden
- Accountgegevens en rapporten: opgeslagen voor de duur van het gebruik van de Service, daarna twee (2) jaar na het einde van de proefperiode of het abonnement. Aan het einde van deze periode, definitieve verwijdering na voorafgaande kennisgeving van dertig (30) dagen.
- Geluidsopnamen: automatisch verwijderd binnen vier uur nadat de notulen zijn opgesteld.
- Verbindingsgegevens (logs): maximaal 12 maanden.
- Factuurgegevens: worden bewaard in overeenstemming met wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
Vertrouwelijkheid
Stellar Quantum verbindt zich ertoe:
- Alle van de Klant ontvangen informatie geheim te houden;
- Vertrouwelijke informatie niet bekend te maken aan derden, tenzij daartoe verplicht door een gerechtelijke vordering;
- Deze informatie alleen te gebruiken om de Service uit te voeren.
Deze verplichting blijft van kracht tijdens en na de duur van het gebruik van de Service. Alle medewerkers van Stellar Quantum zijn onderworpen aan een contractuele geheimhoudingsplicht.
Overdracht en openbaarmaking van gegevens
De inhoud van vergaderingen — opnamen, transcripties en notulen — wordt uitsluitend binnen de Europese Unie verwerkt en aan geen enkele derde verstrekt, tenzij de wet dit vereist.
Voor onze eigen verwerkingen — facturering en beheer van de commerciële relatie — maken wij gebruik van dienstverleners die in de Europese Unie zijn gevestigd en die geen toegang hebben tot enige inhoud van vergaderingen.
Openbaarmaking als reactie op een gerechtelijk bevel
In het geval van een verzoek van een bevoegde gerechtelijke autoriteit (rogatoire commissie, onderzoeksrechter, openbaar ministerie, gerechtelijke politie, of buitenlands bevel via internationale wederzijdse rechtshulp), zal Stellar Quantum:
- De legitimiteit van het verzoek controleren
- De mededeling beperken tot wat strikt noodzakelijk is
- De Klant vooraf informeren, tenzij dit wettelijk verboden is (geheimhouding van het onderzoek)
- De traceerbaarheid van het verzoek bewaren
Gebruikersrechten
U hebt de volgende rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens:
- Recht op toegang, rectificatie en verwijdering
- Recht op beperking van de verwerking en op overdraagbaarheid
- Recht van bezwaar
- Recht om niet te worden onderworpen aan een geautomatiseerde individuele beslissing
- Recht om richtlijnen vast te leggen over wat er na uw overlijden met uw gegevens gebeurt (artikel 85 van de Franse wet Informatique et Libertés)
U kunt te allen tijde verzoeken om de definitieve verwijdering van uw Account en al uw gegevens, via de twee hierboven beschreven wegen, met uitzondering van factuurgegevens die worden bewaard in overeenstemming met wettelijke verplichtingen.
Om deze rechten uit te oefenen: rgpd@geremy.ai of support@geremy.ai
U kunt ook een klacht indienen bij de CNIL: www.cnil.fr
Naleving van de AVG
- Rechtsgrondslag: Uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang (statistieken, marketing met recht van bezwaar)
- Doorgifte buiten de EU: Er worden geen gegevens doorgegeven buiten de Europese Unie
- Melding van inbreuken: aan de Klant, in de hoedanigheid van verwerker, binnen maximaal 48 uur. Voor de verwerkingen waarvoor wij verantwoordelijk zijn, melding aan de toezichthoudende autoriteit binnen 72 uur.
- Privacy by Design: toegepast bij de ontwikkeling en werking van de applicatie
- Registers: register van onze eigen verwerkingsactiviteiten (artikel 30.1) en register van de categorieën van verwerkingsactiviteiten die namens onze klanten worden uitgevoerd (artikel 30.2), beide actueel gehouden.
- Effectbeoordeling (DPIA): wij verstrekken de verwerkingsverantwoordelijke de elementen die nodig zijn voor de uitvoering ervan.
Cookies en soortgelijke technologieën
Definities
- Cookie: klein bestand dat door uw browser wordt opgeslagen om bepaalde informatie op te slaan.
- Script: Een stukje code dat wordt uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de site correct functioneert.
- Onzichtbare tag: klein onzichtbaar element dat wordt gebruikt om websiteverkeer bij te houden.
Gebruikte soorten cookies
- Technische of functionele cookies: zorgen ervoor dat de site en applicatie naar behoren functioneren (geen toestemming vereist).
- Statistische cookies: We gebruiken analytische tools uitsluitend voor publieksmeting en interne statistische analyse. Deze gegevens worden niet gebruikt voor advertentiedoeleinden of gedeeld met derden voor commerciële doeleinden.
Beheer van cookies
U kunt niet-essentiële cookies accepteren of weigeren via de link “Mijn cookies beheren” in de voettekst, en uw keuze op elk moment herzien. Het uitschakelen van bepaalde cookies kan de werking van de site beïnvloeden. Een overzicht van de geplaatste cookies vindt u in ons Cookiebeleid.
Wijzigingen en contact
Geremy.ai behoudt zich het recht voor dit beleid te allen tijde te wijzigen. Gebruikers worden op de hoogte gebracht van belangrijke wijzigingen.
Contact gegevensbescherming: rgpd@geremy.ai
Adres: Stellar Quantum SAS, Hamadryade Bât. 2, 55 allée Camille Claudel, 84000 Avignon
BIJLAGE: Gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA)
In overeenstemming met artikel 28 van Verordening (EU) 2016/679 (AVG)
Preambule
Deze overeenkomst wordt gesloten tussen Stellar Quantum SAS (“Verwerker”) en de Klant in de zin van de Algemene Verkoopvoorwaarden (“Verwerkingsverantwoordelijke”). De Verwerkingsverantwoordelijke behoudt de controle over de gegevens die hij via de applicatie verwerkt.
Artikel 1 – Doel, duur en beëindiging
Onderwerp: Audio transcriptie en het genereren van notulen met behulp van kunstmatige intelligentie.
Duur: Gedurende de volledige duur van het gebruik van de diensten.
Einde: Na afloop van de proefperiode of het abonnement worden de gegevens twee (2) jaar bewaard, zodat de Verwerkingsverantwoordelijke zijn gegevens kan raadplegen of een nieuw abonnement kan afsluiten. Aan het einde van deze periode worden de gegevens definitief verwijderd na een voorafgaande kennisgeving van dertig (30) dagen.
Vóór het verstrijken van de termijn kan de Verwerkingsverantwoordelijke zijn notulen ophalen via de exportfuncties van de Service; bij gebreke daarvan worden de gegevens verwijderd.
Verwijdering op verzoek: De Verwerkingsverantwoordelijke kan te allen tijde verzoeken om verwijdering van zijn Account en gegevens. De verwijdering vindt plaats binnen 72 uur voor een verzoek dat door de support wordt behandeld, of binnen één week na validatie voor een verzoek dat vanuit de klantenzone wordt ingediend, waarbij deze termijn het mogelijk maakt een onbedoeld of frauduleus verzoek te annuleren. Factuurgegevens worden bewaard in overeenstemming met wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
Artikel 2 – Verwerkte gegevens
Identificatiegegevens: achternaam, voornaam, e-mail, telefoon (optioneel), SSO-gegevens.
Geluidsopnamen: stem, uitsluitend verwerkt voor transcriptie en automatisch verwijderd zodra de notulen zijn opgesteld.
Gegenereerde transcripties en notulen.
Verbindingsgegevens: logs (maximaal 12 maanden).
Betrokken personen: Gebruikers en deelnemers aan opgenomen vergaderingen.
Artikel 3 – Verplichtingen van de Verwerker
De Verwerker verbindt zich ertoe de gegevens uitsluitend te verwerken in overeenstemming met de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.
De Verwerker garandeert de vertrouwelijkheid van de gegevens.
De Verwerker implementeert passende beveiligingsmaatregelen.
De Verwerker staat de Verwerkingsverantwoordelijke bij in verband met verzoeken tot uitoefening van rechten.
De Verwerker meldt elke inbreuk op gegevens binnen 48 uur.
De Verwerker verwijdert de gegevens op verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke — binnen 72 uur via de support, of één week na validatie vanuit de klantenzone — of na afloop van de bewaartermijn van twee (2) jaar na het einde van de proefperiode of het abonnement.
De Verwerker verbindt zich ertoe de gegevens nooit te gebruiken om AI-modellen te trainen (permanente opt-out, actieve monitoring).
De Verwerker garandeert de strikte afscherming van elk account.
De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke in kennis indien een instructie naar zijn oordeel in strijd is met de AVG.
Op verzoek verstrekt de Verwerker zijn beveiligingswhitepaper en de beschrijvende fiche van de verwerking; deze verstrekking geldt als aantoning van de naleving van deze overeenkomst.
Artikel 4 – Beveiliging
Gehost in de Europese Unie, versleuteling tijdens overdracht (TLS 1.2 als minimum, bij voorkeur TLS 1.3) en in rust (AES-256), rolgebaseerde toegangscontrole, continue monitoring en regelmatige beveiligingstests.
Artikel 5 – Subverwerkers
De Verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers. De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte stellen van eventuele wijzigingen.
Artikel 6 – Doorgiften
Er worden geen gegevens doorgegeven buiten de Europese Unie.