Terms and conditions of sale - June 6, 2025

1. PREAMBLE

Stellar Quantum SAS, with capital of €80,000, headquartered at Hamadryade Bât 2 – 2ème étage – 55 allée Camille Claudel – BP 61252 – 84911 AVIGNON Cedex 09, registered in the Avignon Trade and Companies Register (R.C.S.) under SIREN number 537845836. Represented by Mrs Estelle GENOVARDO, duly authorized in her capacity as Managing Director, and Mr Philippe GELLET in his capacity as Chairman. Hereinafter referred to as “the Provider”, develops and publishes an artificial intelligence application marketed as a service as a software (SaaS), designed to create minutes and analyze meetings, under the name Geremy.ai. After having familiarized itself with the characteristics of the application service and having ascertained its suitability for its needs, the Customer wished to place an order for the application service, under the terms described in the Contract.

2. DEFINITIONS

• Service: designates the Geremy.ai application, provided in SaaS mode, enabling the automated creation of minutes and analysis of meetings.
• Customer: refers to the entity that subscribes to the Geremy.ai Service.
• User: means any person authorized by the Customer to use the Service.
• Data: refers to information, documents and content processed by the Service, including audio recordings and transcriptions.
• Account: refers to the Customer’s personal space on the Service.

3. PURPOSE

The purpose of the Agreement is to define the terms and conditions under which the Customer uses the Geremy.ai Service.

4. CONTRACTUAL DOCUMENTS

The contractual documents are, in descending order of priority:

1. Special Conditions, if applicable
2. The present General Sales Conditions
3. Privacy Policy

5. DURATION

The Contract comes into force on the date of activation of the Customer’s Account, for the initial term stipulated in the General Terms and Conditions of Sale (monthly or annual subscription).

6. ORDERING AND OPENING A CUSTOMER ACCOUNT

Orders are placed via the Geremy.ai interface. The Customer creates an Account by providing the required information (last name, first name, e-mail address, company).

7. RIGHT TO USE THE APPLICATION SERVICE

Stellar Quantum grants the Customer a personal, non-exclusive, non-assignable and non-transferable right to use the Service, in accordance with the Agreement, for the duration of the Agreement and for the entire world.

8. LIMITATIONS OF USE

The Customer undertakes to use the Service in accordance with its intended purpose and applicable professional rules. He is solely responsible for the Data he processes via the Service, in particular for its lawfulness and for obtaining the consent of participants for the recording of meetings.

The Customer and Users expressly agree not to circumvent the limitations associated with the free offer or trial periods, in particular by creating several Accounts under different identities, e-mail addresses or by using any other technical or organizational method.

9. DISPONIBILITÉ

Stellar Quantum s’efforce d’assurer une disponibilité du Service 24h/24 et 7j/7, sous réserve des périodes de maintenance.

10. SÉCURITÉ

Stellar Quantum met en œuvre des mesures de sécurité conformes aux standards de l’industrie pour protéger les Données du Client.

11. MAINTENANCE

Stellar Quantum assure la maintenance du Service, incluant les corrections d’anomalies et les mises à jour.

12. CONDITIONS FINANCIÈRES

Les conditions financières sont définies dans les Conditions Particulières ou sur le site web de Geremy.ai.

13. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Stellar Quantum reste propriétaire de tous les droits de propriété intellectuelle sur le Service Geremy.ai. Le Client reste propriétaire des Données qu’il traite via le Service.

14. CONFIDENTIALITÉ

Chaque partie s’engage à maintenir confidentielles les informations de l’autre partie.

15. DONNÉES PERSONNELLES ET CONFORMITÉ AU RGPD

15.1 Protection des données personnelles : Geremy.ai s’engage à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD).

15.2 Rôles des parties : Dans le cadre de l’utilisation du Service, le Client agit en tant que responsable de traitement et Geremy.ai en tant que sous-traitant au sens du RGPD.

15.3 Engagements de Geremy.ai :

a) Traiter les données uniquement pour les finalités qui font l’objet de la sous-traitance.

b) Traiter les données conformément aux instructions du Client.

 c) Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées.

d) Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données s’engagent à respecter la confidentialité.

e) Prendre en compte les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

15.4 Droits des personnes concernées : Geremy.ai aide le Client à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée.

15.5 Notification des violations : Geremy.ai notifie au Client toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 48 heures après en avoir pris connaissance.

15.6 Registre des activités de traitement : Geremy.ai tient un registre des catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Client.

16. TRAITEMENT ET DESTRUCTION DES FICHIERS AUDIO

16.1 Traitement des enregistrements audio : Les enregistrements audio des réunions sont traités uniquement dans le but de générer des comptes-rendus automatisés et d’effectuer des analyses, conformément au Service souscrit par le Client.

16.2 Destruction des fichiers audio : Geremy.ai s’engage à détruire les fichiers audios après la génération du compte-rendu correspondant . Cette destruction est irréversible et garantit qu’aucune copie de l’enregistrement audio original n’est conservée sur les serveurs de Geremy.ai.

16.3 Confirmation de destruction : Sur demande du Client, Geremy.ai peut fournir une confirmation écrite de la destruction des fichiers audio spécifiques.

16.4 Exception pour le débogage : Dans des cas exceptionnels et uniquement avec le consentement explicite du Client, certains fichiers audios peuvent être conservés temporairement pour une durée limitée à des fins de débogage ou d’amélioration du Service. Dans ce cas, une durée de conservation spécifique sera communiquée au Client.

16.5 Responsabilité du Client : Le Client est responsable d’informer tous les participants à la réunion de l’enregistrement et de l’utilisation du Service Geremy.ai, et d’obtenir leur consentement si nécessaire.

17. RÉSILIATION

The contract may be terminated by either party in the event of serious breach of contractual obligations, after formal notice has remained without effect.

In addition, the Agreement may be terminated by the Service Provider, without notice, in the event of fraud, attempted circumvention of the limitations of the free offer or trial period, or misuse of the Service by the Customer or Authorized Users.

18. FREE VERSION AND TRIAL PERIODS

18.1 The Service Provider offers a free version or a free trial period of the Service, the conditions of which (duration, functionalities, duration of access) are specified on the Geremy.ai website or during registration.

18.2 The free version and/or the free trial period are strictly limited to a single use per physical person.

18.3 It is strictly forbidden for any Customer or User to create, directly or indirectly, several Accounts in order to benefit repeatedly from a free version or a trial period.

18.4 In the event of reasonable suspicion of abuse, fraud or non-compliance with these limitations, the Service Provider reserves the right, without prior notice :

• immediately suspend access to the Service for the Account(s) concerned,
• delete all or part of the Accounts concerned,
• demand payment for services used improperly,
• and/or terminate the Contract in accordance with article 17.

18.5 The Service Provider may implement, in compliance with applicable regulations, any reasonable technical control intended to prevent the multiple creation of Accounts for the purpose of circumventing the limitations provided for.

19. MISCELLANEOUS

19.1 Applicable law: This contract is governed by French law.

19.2 Jurisdiction : Any dispute relating to the interpretation or performance of this contract shall be subject to the exclusive jurisdiction of the courts of Avignon.

19.3 Modification: Stellar Quantum reserves the right to modify these GTC. The new conditions will be brought to the attention of the Customer and will come into force 30 days after their notification.

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