Informativa sulla privacy

Versione del 24 settembre 2026

Geremy.ai, un’applicazione di intelligenza artificiale per la creazione di verbali e l’analisi delle riunioni, attribuisce la massima importanza alla protezione della privacy e dei dati personali. La presente informativa sulla privacy illustra le modalità di raccolta, utilizzo, divulgazione, elaborazione e protezione dei dati personali degli utenti di Geremy.ai.

Geremy.ai è un servizio fornito da Stellar Quantum SAS – Hamadryade Bât. 2, 55 allée Camille Claudel, 84000 Avignon, France.

Raccolta e utilizzo delle informazioni

1. Registrazione audio e consenso

Quando si utilizza Geremy.ai per registrare le riunioni, il Cliente è responsabile dell’informazione di tutti i partecipanti e, se del caso, della raccolta del loro consenso, per la registrazione e la trascrizione delle loro voci e dichiarazioni. Spetta al Cliente determinare la base giuridica applicabile al proprio contesto: esecuzione del contratto, interesse legittimo, esecuzione di un compito di interesse pubblico o consenso.

2. Elaborazione di registrazioni audio

Le registrazioni audio vengono trasferite ai server di Geremy.ai per la trascrizione automatica.
Le registrazioni audio vengono eliminate automaticamente una volta prodotto il verbale, entro quattro ore.
La voce viene trattata al solo fine della trascrizione e non viene conservata.

3. Utilizzo di dati e intelligenza artificiale

I tuoi dati non vengono mai utilizzati per addestrare i modelli di intelligenza artificiale.
Abbiamo istituito un opt-out permanente con tutti i nostri fornitori di AI, con un monitoraggio attivo per mantenere questa garanzia.
Ogni account è compartimentato: nessun trattamento accede ai dati di un altro account e nessuna riunione viene condivisa tra utenti. Le funzioni di ricerca nella cronologia e di monitoraggio delle attività riguardano esclusivamente le tue riunioni.

4. Creare e gestire un account utente

Per creare il tuo account abbiamo bisogno di alcune informazioni:

Il tuo nome e cognome: per identificarti
Il tuo indirizzo e-mail: per contattarti e per consentirti di effettuare il login
Il tuo numero di telefono (facoltativo): per contattarti
Il nome della tua azienda (per gli account aziendali): per personalizzare la tua esperienza

5. Creare e gestire i verbali

Quando crei un verbale, registriamo:

Il contenuto del verbale
Data e ora di creazione: per organizzare i tuoi verbali

L’utente può inserire informazioni aggiuntive facoltative (obiettivi, ordine del giorno, elenco dei partecipanti) per arricchire il verbale. Queste informazioni possono essere modificate o eliminate in qualsiasi momento.

6. Supporto al servizio

Per aiutarti in caso di problemi, utilizziamo:

Il tuo nome e cognome: per identificarti
Il tuo indirizzo e-mail e il tuo numero di telefono: per contattarti
I tuoi dati di pagamento (se hai un account a pagamento): per gestire il tuo abbonamento

7. Analisi statistica e personalizzazione

Informazioni sull’utilizzo dell’applicazione
Dati sulle prestazioni dell’applicazione
Preferenze dell’utente e cronologia d’uso

Archiviazione e sicurezza dei dati

I nostri server sono ospitati nell’Unione europea, in Francia. I backup sono oggetto di una copia crittografata in una seconda regione dell’Unione.
Crittografia dei dati in transito (TLS 1.2 come minimo, TLS 1.3 preferito) e a riposo (AES-256).
Backup regolari e sicuri.
HTTP Strict Transport Security (HSTS) e Content Security Policy (CSP).
Controllo dell’accesso basato sui ruoli (principio del minimo privilegio).

Conservazione e cancellazione dei dati

Cancellazione su richiesta

Il Cliente può richiedere in qualsiasi momento la cancellazione definitiva del proprio Account e di tutti i propri dati (verbali, preferenze, informazioni sul profilo), secondo due modalità:

dall’area clienti: la richiesta viene confermata tramite un link di convalida inviato via e-mail; la cancellazione definitiva avviene entro una settimana dalla convalida. Questo termine è una misura di sicurezza che consente di annullare una richiesta fraudolenta o accidentale;
tramite l’assistenza: la richiesta viene presa in carico e la cancellazione effettuata entro 72 ore.

La cancellazione di un verbale o di un contenuto dall’area clienti ne comporta l’eliminazione dai nostri server di produzione entro un termine massimo di ventiquattro ore.

Periodi di conservazione predefiniti

Dati dell’account e verbali: conservati per la durata dell’utilizzo del Servizio, quindi due (2) anni dopo la fine del periodo di prova o dell’abbonamento. Al termine di questo periodo, la cancellazione definitiva avverrà dopo un preavviso di trenta (30) giorni.
Registrazioni audio: eliminate automaticamente entro quattro ore dalla produzione del verbale.
Dati di connessione (log): 12 mesi al massimo.
Dati di fatturazione: conservati in conformità agli obblighi legali di contabilità e fiscali.

Riservatezza

Stellar Quantum si impegna a:

Mantenere segrete tutte le informazioni ricevute dal Cliente;
Non divulgare le informazioni riservate a terzi, salvo richiesta dell’autorità giudiziaria;
Utilizzare tali informazioni esclusivamente per l’esecuzione del Servizio.

Tale obbligo rimane in vigore durante e dopo il periodo di utilizzo del Servizio. Tutto il personale di Stellar Quantum è soggetto a un obbligo contrattuale di riservatezza.

Trasferimento e divulgazione dei dati

I contenuti delle riunioni — registrazioni, trascrizioni e verbali — sono trattati esclusivamente all’interno dell’Unione europea e non vengono comunicati ad alcun terzo, salvo ove richiesto dalla legge.

I trattamenti che effettuiamo in proprio — fatturazione e gestione del rapporto commerciale — si avvalgono di fornitori stabiliti nell’Unione europea, che non hanno accesso ad alcun contenuto delle riunioni.

Divulgazione su richiesta dell’autorità giudiziaria

In caso di richiesta da parte di un’autorità giudiziaria competente (commissione rogatoria, giudice istruttore, pubblico ministero, polizia giudiziaria o ordine straniero tramite assistenza reciproca internazionale), Stellar Quantum:

Verificherà la legittimità della richiesta
Limiterà la comunicazione allo stretto necessario
Informerà preventivamente il Cliente, a meno che non sia vietato dalla legge (segreto istruttorio)
Conserverà traccia della richiesta

Diritti dell’utente

Hai i seguenti diritti in merito ai tuoi dati personali:

Diritto di accesso, rettifica e cancellazione
Diritto alla limitazione del trattamento e alla portabilità
Diritto di opposizione
Diritto a non essere oggetto di una decisione individuale automatizzata
Diritto di definire direttive relative alla sorte dei tuoi dati dopo il tuo decesso (articolo 85 della legge francese Informatique et Libertés)

Puoi richiedere in qualsiasi momento la cancellazione definitiva del tuo Account e di tutti i tuoi dati, secondo le due modalità descritte sopra, ad eccezione dei dati di fatturazione conservati in conformità agli obblighi di legge.

Per esercitare questi diritti: rgpd@geremy.ai o support@geremy.ai

Puoi anche presentare un reclamo alla CNIL: www.cnil.fr

Conformità al RGPD

Base giuridica: Esecuzione del contratto, interesse legittimo (statistiche, marketing con diritto di opposizione)
Trasferimenti al di fuori dell’UE: nessun dato viene trasferito al di fuori dell’Unione Europea.
Notifica delle violazioni: da parte nostra, in qualità di responsabile del trattamento, al Cliente entro un termine massimo di 48 ore. Per i trattamenti di cui siamo titolari, notifica all’autorità di controllo entro 72 ore.
Privacy by Design: applicata allo sviluppo e al funzionamento dell’applicazione.
Registri: registro dei trattamenti che effettuiamo in proprio (articolo 30.1) e registro delle categorie di attività di trattamento svolte per conto dei nostri clienti (articolo 30.2), mantenuti aggiornati.
Valutazione d’impatto (AIPD): forniamo al titolare del trattamento gli elementi necessari alla sua realizzazione.

Definizioni

Cookie: piccolo file memorizzato dal tuo browser per salvare alcune informazioni.
Script: Un pezzo di codice eseguito per garantire il corretto funzionamento del sito.
Tag invisibile: piccolo elemento invisibile utilizzato per tracciare il traffico del sito.

Cookie tecnici o funzionali: garantiscono il corretto funzionamento del sito e dell’applicazione (non è necessario il consenso).
Cookie statistici: utilizziamo strumenti analitici solo per la misurazione dell’audience e per l’analisi statistica interna. Questi dati non vengono utilizzati per scopi pubblicitari o condivisi con terze parti a fini commerciali.

Puoi accettare o rifiutare i cookie non essenziali tramite il link “Gestisci i miei cookie”, a piè di pagina, e tornare sulla tua scelta in qualsiasi momento. La disattivazione di alcuni cookie può influire sul funzionamento del sito. Il dettaglio dei cookie installati è riportato nella nostra Informativa sui cookie.

Modifiche e contatti

Geremy.ai si riserva il diritto di modificare questa politica in qualsiasi momento. Gli utenti saranno informati di qualsiasi modifica significativa.

Contatto protezione dei dati: rgpd@geremy.ai
Indirizzo: Stellar Quantum SAS, Hamadryade Bât. 2, 55 allée Camille Claudel, 84000 Avignon

APPENDICE: Accordo sul trattamento dei dati (DPA)

Ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (RGPD)

Preambolo

Il presente accordo viene stipulato tra Stellar Quantum SAS (“Responsabile del trattamento”) e il Cliente ai sensi delle Condizioni generali di vendita (“Titolare del trattamento”). Il Titolare del trattamento conserva il controllo dei dati che tratta attraverso l’applicazione.

Articolo 1 – Oggetto, durata e cessazione

Oggetto: Trascrizione audio e generazione di verbali utilizzando l’intelligenza artificiale.

Durata: Per tutto il tempo in cui utilizzerai i servizi.

Fine: al termine del periodo di prova o dell’abbonamento, i dati vengono conservati per due (2) anni per consentire al Titolare del trattamento di consultare i dati o sottoscrivere un nuovo abbonamento. Al termine di questo periodo, i dati saranno cancellati definitivamente dopo un preavviso di trenta (30) giorni.

Prima della scadenza, il Titolare del trattamento può recuperare i propri verbali mediante le funzioni di esportazione del Servizio; in mancanza, i dati vengono cancellati.

Cancellazione su richiesta: il Titolare del trattamento può richiedere la cancellazione del proprio Account e dei propri dati in qualsiasi momento. La cancellazione avviene entro 72 ore per una richiesta gestita dall’assistenza, oppure entro una settimana dalla convalida per una richiesta effettuata dall’area clienti, termine che consente di annullare una richiesta accidentale o fraudolenta. I dati di fatturazione sono conservati in conformità agli obblighi legali di contabilità e fiscali.

Articolo 2 – Dati trattati

Dati identificativi: cognome, nome, e-mail, telefono (facoltativo), dati SSO.

Registrazioni audio: voce, trattata al solo fine della trascrizione ed eliminata automaticamente una volta prodotto il verbale.

Trascrizioni e verbali generati.

Dati di connessione: registri (massimo 12 mesi).

Persone interessate: Utenti e partecipanti alle riunioni registrate.

Articolo 3 – Obblighi del Responsabile del trattamento

Il Responsabile del trattamento si impegna a trattare i dati esclusivamente in conformità alle istruzioni del Titolare del trattamento.

Il Responsabile del trattamento garantisce la riservatezza dei dati.

Il Responsabile del trattamento implementa misure di sicurezza adeguate.

Il Responsabile del trattamento assiste il Titolare del trattamento con le richieste di esercizio dei diritti.

Il Responsabile del trattamento notifica qualsiasi violazione dei dati entro 48 ore.

Il Responsabile del trattamento cancella i dati su richiesta del Titolare del trattamento — entro 72 ore tramite l’assistenza, oppure una settimana dopo la convalida dall’area clienti — o alla scadenza del periodo di conservazione di due (2) anni dopo la fine del periodo di prova o dell’abbonamento.

Il Responsabile del trattamento si impegna a non utilizzare mai i dati per addestrare modelli di intelligenza artificiale (opt-out permanente, monitoraggio attivo).

Il Responsabile del trattamento garantisce la rigorosa compartimentazione di ciascun account.

Il Responsabile del trattamento informa il Titolare del trattamento qualora un’istruzione gli sembri contraria al RGPD.

Su richiesta, il Responsabile del trattamento comunica il proprio white paper sulla sicurezza e la scheda descrittiva del trattamento; tale comunicazione vale come dimostrazione del rispetto del presente accordo.

Articolo 4 – Sicurezza

Hosting nell’Unione Europea, crittografia in transito (TLS 1.2 come minimo, TLS 1.3 preferito) e a riposo (AES-256), controllo degli accessi basato sui ruoli, monitoraggio continuo e test di sicurezza regolari.

Articolo 5 – Sub-responsabili del trattamento

Il Titolare del trattamento autorizza in via generale il ricorso a sub-responsabili del trattamento. Il Responsabile del trattamento informerà il Titolare del trattamento di qualsiasi modifica.

Articolo 6 – Trasferimenti

Nessun dato viene trasferito al di fuori dell’Unione Europea.