La Politique de confidentialité

Version du 24 septembre 2026

Geremy.ai, une application d’intelligence artificielle pour la création de comptes rendus et l’analyse de réunions, accorde une importance primordiale à la protection de la vie privée et des données personnelles. Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons, traitons et protégeons les informations personnelles des utilisateurs de Geremy.ai.

Geremy.ai est un service fourni par Stellar Quantum SAS – Hamadryade Bât. 2, 55 allée Camille Claudel, 84000 Avignon, France.

Collecte et utilisation des informations

1. Enregistrement audio et consentement

Lors de l’utilisation de Geremy.ai pour enregistrer des réunions, le Client est responsable de l’information de tous les participants et, le cas échéant, du recueil de leur consentement, pour l’enregistrement et la transcription de leurs voix et déclarations. Il lui appartient de déterminer la base légale applicable à son contexte : exécution du contrat, intérêt légitime, mission d’intérêt public ou consentement.

2. Traitement des enregistrements audio

• Les enregistrements audio sont transférés sur les serveurs de Geremy.ai pour une transcription automatique.
• Les enregistrements audio sont supprimés automatiquement une fois le compte rendu produit, sous quatre heures.
• La voix est traitée aux seules fins de transcription et n’est pas conservée.

3. Utilisation des données et intelligence artificielle

• Vos données ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d’IA.
• Nous avons configuré un opt-out permanent auprès de tous nos fournisseurs d’IA, avec une veille active pour maintenir cette garantie.
• Chaque compte est cloisonné : aucun traitement n’accède aux données d’un autre compte, et aucune réunion n’est partagée entre utilisateurs. Les fonctions de recherche sur l’historique et de suivi des tâches portent exclusivement sur vos propres réunions.

4. Création et gestion de compte utilisateur

Nous avons besoin de certaines informations pour créer votre compte :

• Votre prénom et nom : pour vous identifier
• Votre adresse électronique : pour vous contacter et vous permettre de vous connecter
• Votre numéro de téléphone (facultatif) : pour vous contacter
• Le nom de votre entreprise (pour les comptes professionnels) : pour personnaliser votre expérience

5. Création et gestion des comptes rendus

Quand vous créez un compte rendu, nous enregistrons :

• Le contenu du compte rendu
• La date et l’heure de création : pour organiser vos comptes rendus

L’utilisateur peut saisir des informations complémentaires facultatives (objectifs, ordre du jour, liste des participants) pour enrichir le compte rendu. Ces informations peuvent être modifiées ou supprimées à tout moment.

6. Prise en charge des services

Pour vous aider si vous avez des problèmes, nous utilisons :

• Votre nom et prénom : pour vous identifier
• Votre courriel et téléphone : pour vous contacter
• Vos informations de paiement (si vous avez un compte payant) : pour gérer votre abonnement

7. Analyse statistique et personnalisation

• Informations sur l’utilisation de l’application
• Données de performance de l’application
• Préférences utilisateur et historique d’utilisation

Stockage et sécurité des données

• Nos serveurs sont hébergés dans l’Union européenne, en France. Les sauvegardes font l’objet d’une copie chiffrée dans une seconde région de l’Union.
• Chiffrement des données en transit (TLS 1.2 au minimum, TLS 1.3 privilégié) et au repos (AES-256).
• Sauvegardes régulières et sécurisées.
• HTTP Strict Transport Security (HSTS) et Content Security Policy (CSP).
• Contrôle d’accès basé sur les rôles (principe du moindre privilège).

Conservation et suppression des données

Suppression sur demande

Le Client peut à tout moment demander la suppression définitive de son Compte et de l’ensemble de ses données (comptes rendus, préférences, informations de profil), selon deux voies :

• depuis l’espace client : la demande est confirmée par un lien de validation envoyé par courriel ; la suppression définitive intervient dans un délai d’une semaine après validation. Ce délai est une mesure de sécurité permettant d’annuler une demande frauduleuse ou accidentelle ;
• par le support : la demande est prise en charge et la suppression effectuée dans un délai de 72 heures.

La suppression d’un compte rendu ou d’un contenu depuis l’espace client entraîne son effacement de nos serveurs de production dans un délai maximal de vingt-quatre heures.

Durées de conservation par défaut

• Données de compte et comptes rendus : conservés pendant toute la durée d’utilisation du Service, puis deux (2) ans après la fin de la période d’essai ou de l’abonnement. À l’issue de ce délai, suppression définitive après notification préalable de trente (30) jours.
• Enregistrements audio : supprimés automatiquement sous quatre heures après la production du compte rendu.
• Données de connexion (logs) : 12 mois maximum.
• Données de facturation : conservées conformément aux obligations légales comptables et fiscales.

Confidentialité

Stellar Quantum s’engage à :

• Tenir secrètes toutes les informations reçues du Client ;
• Ne pas divulguer les informations confidentielles à un tiers, sauf réquisition judiciaire ;
• N’utiliser ces informations que pour exécuter le Service.

Cette obligation demeure en vigueur pendant et après la durée d’utilisation du Service. L’ensemble du personnel de Stellar Quantum est soumis à une obligation de confidentialité contractuelle.

Transfert et divulgation des données

Les contenus de réunion — enregistrements, transcriptions et comptes rendus — sont traités exclusivement au sein de l’Union européenne et ne sont communiqués à aucun tiers, sauf si la loi l’exige.

Nos traitements propres — facturation et gestion de la relation commerciale — font appel à des prestataires établis dans l’Union européenne, qui n’ont accès à aucun contenu de réunion.

Divulgation sur réquisition judiciaire

En cas de demande d’une autorité judiciaire compétente (commission rogatoire, juge d’instruction, parquet, police judiciaire, ou ordre étranger via entraide internationale), Stellar Quantum :

• Vérifiera la légitimité de la demande
• Limitera la communication à ce qui est strictement requis
• Informera le Client préalablement, sauf interdiction légale (secret de l’enquête)
• Conservera la traçabilité de la demande

Droits des utilisateurs

Vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d’accès, de rectification, d’effacement
• Droit à la limitation du traitement et à la portabilité
• Droit d’opposition
• Droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée
• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés)

Vous pouvez demander à tout moment la suppression définitive de votre Compte et de l’ensemble de vos données, selon les deux voies décrites ci-dessus, à l’exception des données de facturation conservées conformément aux obligations légales.

Pour exercer ces droits : rgpd@geremy.ai ou support@geremy.ai

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr

Conformité au RGPD

• Base légale : Exécution du contrat, intérêt légitime (statistiques, marketing avec droit d’opposition)
• Transferts hors UE : Aucun transfert de données en dehors de l’Union Européenne
• Notification des violations : au Client, en qualité de sous-traitant, dans un délai maximal de 48 heures. Pour les traitements dont nous sommes responsables, notification à l’autorité de contrôle dans les 72 heures.
• Privacy by Design : Appliqué dans le développement et l’exploitation de l’application
• Registres : registre de nos propres traitements (article 30.1) et registre des catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte de nos clients (article 30.2), tenus à jour.
• Analyse d’impact (AIPD) : nous fournissons au responsable de traitement les éléments nécessaires à sa réalisation.

Cookies et technologies similaires

Définitions

• Cookie : Petit fichier stocké par votre navigateur pour sauvegarder certaines informations.
• Script : Élément de code exécuté pour le bon fonctionnement du site.
• Balise invisible : Petit élément invisible utilisé pour suivre le trafic sur le site.

Types de cookies utilisés

• Cookies techniques ou fonctionnels : Assurent le bon fonctionnement du site et de l’application (pas de consentement requis).
• Cookies statistiques : Nous utilisons des outils analytiques à des fins de mesure d’audience et d’analyse statistique interne uniquement. Ces données ne sont pas utilisées à des fins publicitaires ni partagées avec des tiers à des fins commerciales.

Gestion des cookies

Vous pouvez accepter ou refuser les cookies non essentiels au moyen du lien « Gérer mes cookies », en pied de page, et revenir sur votre choix à tout moment. La désactivation de certains cookies peut affecter le fonctionnement du site. Le détail des cookies déposés figure dans notre Politique de cookies.

Modifications et contact

Geremy.ai se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment. Les utilisateurs seront informés de tout changement significatif.

Contact protection des données : rgpd@geremy.ai
Adresse : Stellar Quantum SAS, Hamadryade Bât. 2, 55 allée Camille Claudel, 84000 Avignon

ANNEXE : Accord de Traitement des Données (DPA)

Conformément à l’article 28 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD)

Préambule

Le présent accord est conclu entre Stellar Quantum SAS (« Sous-traitant ») et le Client au sens des Conditions générales de vente (« Responsable de traitement »). Le Responsable de traitement conserve la maîtrise des données qu’il traite via l’application.

Article 1 – Objet, durée et fin

Objet : Transcription audio et génération de comptes rendus par intelligence artificielle.

Durée : Pendant toute la durée d’utilisation des services.

Fin : À l’issue de la période d’essai ou de l’abonnement, les données sont conservées deux (2) ans pour permettre au Responsable de traitement de consulter ses données ou de souscrire un nouvel abonnement. À l’expiration de ce délai, les données sont définitivement supprimées après notification préalable de trente (30) jours.

Avant le terme, le Responsable de traitement peut récupérer ses comptes rendus au moyen des fonctions d’export du Service ; à défaut, les données sont supprimées.

Suppression sur demande : Le Responsable de traitement peut demander à tout moment la suppression de son Compte et de ses données. La suppression intervient dans un délai de 72 heures pour une demande traitée par le support, ou d’une semaine après validation pour une demande effectuée depuis l’espace client, ce délai permettant d’annuler une demande accidentelle ou frauduleuse. Les données de facturation sont conservées conformément aux obligations légales comptables et fiscales.

Article 2 – Données traitées

Données d’identification : nom, prénom, e-mail, téléphone (facultatif), données SSO.

Enregistrements audio : voix, traitée aux seules fins de transcription et supprimée automatiquement une fois le compte rendu produit.

Transcriptions et comptes rendus générés.

Données de connexion : logs (12 mois maximum).

Personnes concernées : Utilisateurs et participants aux réunions enregistrées.

Article 3 – Obligations du Sous-traitant

Le Sous-traitant s’engage à traiter les données uniquement selon les instructions du Responsable de traitement.

Le Sous-traitant garantit la confidentialité des données.

Le Sous-traitant met en œuvre les mesures de sécurité appropriées.

Le Sous-traitant assiste le Responsable de traitement pour les demandes d’exercice des droits.

Le Sous-traitant notifie toute violation de données dans un délai de 48 heures.

Le Sous-traitant supprime les données sur demande du Responsable de traitement — sous 72 heures par le support, ou une semaine après validation depuis l’espace client — ou à l’expiration du délai de conservation de deux (2) ans après la fin de la période d’essai ou de l’abonnement.

Le Sous-traitant s’engage à ne jamais utiliser les données pour entraîner des modèles d’IA (opt-out permanent, veille active).

Le Sous-traitant garantit le cloisonnement strict de chaque compte.

Le Sous-traitant informe le Responsable de traitement si une instruction lui paraît contraire au RGPD.

Sur demande, le Sous-traitant communique son livre blanc sécurité et la fiche descriptive du traitement ; cette communication vaut démonstration du respect du présent accord.

Article 4 – Sécurité

Hébergement en Union Européenne, chiffrement en transit (TLS 1.2 au minimum, TLS 1.3 privilégié) et au repos (AES-256), contrôle d’accès basé sur les rôles, surveillance continue et tests de sécurité réguliers.

Article 5 – Sous-traitants ultérieurs

Le Responsable de traitement autorise de manière générale le recours à des sous-traitants ultérieurs. Le Sous-traitant informera de tout changement.

Article 6 – Transferts

Aucun transfert de données en dehors de l’Union Européenne.